第一章 总 则

第一条 为做好学院公文处理工作，规范程序，科学管理，参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、《青海省国家行政机关公文处理实施细则》等精神，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条 本院公文是学院在行使管理职能的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条 办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作，并负责指导学院各部门的公文处理工作。

第四条 公文处理要做到准确、及时、安全、保密，各部门要确定专人负责公文管理。

第二章 公文种类

第五条 学院经常使用的公文种类有以下几种：

（一）决定。对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员。

（二）通知。发布、传达要求周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（三）通报。表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）规定、办法。制定发布规章、行政措施和其他规范性文件。 “规定”要求照章执行；“办法”可参照办理。

（五）报告。向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（六）请示。向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。答复下级单位请示事项。

（八）计划。工作之前制定的工作内容和步骤。

（九）总结。对已做工作实践的理性概括和评价。

（十）函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条 学院公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、校对、文印、印制日期、页码等部分组成。

（一）发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（二）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号。

1、对上级及院外单位的所有发文，以“青大昆院字(年份)××号”、“青大昆院党字(年份) ××号”编序，学院具印。由院办公室统一编号、登记、存档。

2、需院内各部门周知的事项，以“青大昆院（办）字（年份）××号”、“青大昆院人字（年份）××号”、“青大昆院教字（年份）××号”等编序，学院具印，由院办公室统一编号、登记、存档。

3、需各部门内部周知的事项，以“青大昆院教管字（年份）××号”、“青大昆院财务字（年份）××号”等编序，各部门具印，并自行编号、登记、存档。

（三）签发人。上行文在发文字号右下方标注签发人姓名；下行文在主题词下方标注签发人。

（四）标题。由发文事由和文种组成。

（五）主送单位。公文的主要受理单位。应使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，应注明附件顺序和名称。

（八）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（九）印章。公文除“纪要”外，应加盖印章，联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

（十）主题词。根据《国务院公文主题词表》，对公文内容进行提炼，以便检索查找。

（十一）校对、文印和印制日期。标注公文的校对人、文印人及印制日期。

（十二）页码。公文页数顺序号。

第七条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第八条 公文用纸采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第九条 公文原则上只主送一个上级单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式，不得抄送其下级部门。

第十条 请示应一文一事。向上级单位请示，应当提出倾向性意见。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条 行文必须本着精简的原则，不搞重复行文，严格控制发文数量和发送范围

第十二条 学院内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十三条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。

第十四条 公文起草应做到：符合国家法律法规和政策;所提措施和办法切实可行;内容简洁，主题突出，观点鲜明，表述准确，文字精炼;文种正确，格式规范，层次清晰；公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

第十五条 公文文稿签发前，应由办公室主任及分管领导进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，依据是否准确；

（二）内容是否符合法律法规及政策；

（三）是否完整准确体现发文部门意图；

（四）是否同现行有关公文相衔接；

（五）所提政策措施和办法是否切实可行；

（六）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；

（七）文种是否正确，格式是否规范；

（八）人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；

（九）文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范等。

第十六条 经审核不宜下文的公文文稿，应退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。并由办公室主任复审。

第十七条 以院党委名义上报的公文，由院党委书记签发；下发公文由主管副书记签发。以院行政名义上报公文，由院长签发；下发公文由主管院长签发。部门公文由行文单位主管院长签发。各级领导应认真审核，保证文稿内容符合国家的方针、政策、法律、法规及学院有关规章的精神。

第十八条 登记编号。办公室文员对公文的编号、标题进行详细登记。

第六章 公文办理

第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条 院办公室负责收文办理，主要程序是：

（一）签收。对收到的公文逐件清点，核对无误后登记编号，并注明签收时间。

（二）承办。所收公文应由办公室主任提出办理意见并交主要负责人审阅，阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报本单位负责人批示或转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有明确办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

（三）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅给各相关人员阅知或者办理。办理公文传阅应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（四）催办。及时了解掌握公文办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应由专人负责催办。

（五）答复。公文的办理结果应及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十一条 院办公室负责发文办理，主要程序是：

（一）复核。经发文部门负责人签批的公文，印发前院综合办公室主任应对公文的审批手续等进行复核；

（二）登记。对复核后的公文，应确定发文字号、分送范围和印制份数并详细登记。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十二条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十三条 公文立卷应根据其特征和保存价值分类整理。要求齐全完整、排列有序，能正确反映出相关文件的联系，并准确划定案卷保留期限，便于保管、查找和利用。

第二十四条 学院各部门必须在每年的元月底之前完成上年度公文的立卷和归档工作（按一式二份归档），并于次年三月底之前将档案目录报送到院办档案室归档。

第二十五条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第七章 公文管理

第二十六条 院办公室应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用

第二十七条 工作人员离岗离职时，所在部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十八条 本办法自发布之日起施行。由院办公室负责解释。